¿A quién va dirigida esta guía?
Esta guía es ideal para ti si ya sabes:
- Crear páginas y subpáginas.
- Usar bloques y plantillas.
- Crear bases de datos simples.
- Compartir contenido.
Ahora vamos a llevar todo eso al siguiente nivel profesional y técnico.
1. Domina las bases de datos relacionales
Relacionar bases de datos entre sí
Ejemplo: CRM de clientes y base de datos de proyectos.
- Paso 1: Crea dos bases de datos (Clientes y Proyectos).
- Paso 2: En la base de «Proyectos», agrega una propiedad tipo “Relation” y conéctala a la base «Clientes».
- Paso 3: Ahora puedes asignar cada proyecto a un cliente, y ver los proyectos relacionados desde la ficha del cliente.
Tip Pro: Activa la opción “Show on other database” para ver la relación desde ambos lados.
2. Filtros y Vistas Dinámicas (Views)
Crea múltiples vistas de una misma base de datos según contexto:
- Tablero Kanban: Ideal para tareas por estados.
- Calendario: Útil para eventos, fechas límite o publicaciones.
- Lista o tabla filtrada: Por etiquetas, usuario o prioridad.
- Galería visual: Para portafolios o productos.
Combina filtros + ordenamientos
Ejemplo: Mostrar solo tareas del equipo de marketing, con prioridad alta y vencen esta semana.
3. Templates dentro de bases de datos
Puedes crear plantillas internas para registros de bases de datos:
Ejemplo: En una base de datos de contenido (blog), crea una plantilla que incluya:
- Checklists de SEO.
- Campos predefinidos.
- Bloques de contenido base.
- Status inicial.
Haz clic en la flecha ➤ del botón “New” > “+ New template”.
4. Bloques sincronizados (Synced blocks)
Ideal para reutilizar contenido (ej. firmas, banners, notas legales):
- Escribe un bloque o grupo de bloques.
- Haz clic derecho > “Sync block”.
- Pega ese bloque donde quieras: todo lo que edites se actualiza en todos lados.
5. Automatización con Notion + Zapier/Make
Automatiza flujos conectando Notion con otras apps:
Ejemplos útiles:
- Crear una tarea en Notion desde un nuevo correo en Gmail.
- Añadir una fila automática cuando alguien responde un formulario (Google Forms).
- Conectar con Slack para avisos de tareas nuevas.
- Crear una base de datos de clientes desde Stripe o PayPal.
Usa Zapier o Make (Integromat) para conectar Notion.
6. Integraciones clave
Aunque Notion no tiene API completamente abierta como otras herramientas, puedes integrarlo con:
- Google Calendar: Para sincronizar eventos.
- Readwise: Para importar notas y subrayados de libros/artículos.
- Whimsical/Figma: Para mapas mentales y wireframes embebidos.
- GitHub: Seguimiento de issues o código vinculado a proyectos.
- Notion API: Crear scripts personalizados o conectar con apps propias.
7. Dashboards visuales personalizados
Crea centros de control por área o propósito:
Ejemplos:
- Dashboard de Productividad: Resumen semanal, hábitos, tareas, metas.
- Dashboard de Empresa: Tareas del equipo, KPIs, base de datos de clientes.
- Dashboard de Freelance: Clientes, proyectos activos, finanzas, agenda.
Usa linked databases para mostrar distintas vistas desde distintas bases.
8. Gestión de permisos a nivel avanzado
- Puedes compartir páginas específicas con clientes o colaboradores externos.
- Controla permisos: Ver, comentar o editar.
- Usa Guest access para compartir sin que la otra persona tenga Notion.
- Para equipos grandes, combina con Slack o Teams.
Tip: Puedes publicar páginas web directamente desde Notion. Ideal para portfolios, CVs o mini-sitios.
9. Seguridad, respaldo y versión pro
- Notion guarda historial de versiones (ideal para recuperación).
- Haz backups exportando tus datos en Markdown, HTML o PDF.
- Considera Notion Pro o Enterprise para equipos más grandes: permisos por grupo, historial extendido, análisis.
10. Casos avanzados de uso
- Gestión de clientes (CRM completo)
- Sistema GTD (Getting Things Done)
- Gestión de conocimiento (Second Brain + Zettelkasten)
- ERP mini empresarial en Notion
- Portafolio profesional con presentación pública
- Escritura de libros o guiones usando bases de datos interconectadas
BONUS: Fórmulas Avanzadas en Notion
Puedes crear fórmulas tipo Excel en tus bases de datos:
Ejemplos útiles:
if(prop(«Estado») == «Completado», «✅», «❌»)
formatDate(prop(«Fecha límite»), «DD/MM/YYYY»)
dateBetween(now(), prop(«Fecha límite»), «days»)
if(dateBetween(now(), prop(«Vencimiento»), «days») < 0, «🔴 Vencido», «🟢 Activo»)
Recursos pro
- Notion VIP (por William Nutt)
- Comunidad Avanzada en Discord: Notionery, Notion Ambassadors.
- Cursos en YouTube (Thomas Frank, Marie Poulin, August Bradley).
- Plugin Notion Enhancer para personalizar aún más tu interfaz.
🏁 CONCLUSIÓN
Notion no es solo una app de notas: es una plataforma para construir sistemas personalizados de productividad, conocimiento y trabajo colaborativo. Cuanto más lo exploras, más lo puedes adaptar a tu forma de trabajar y vivir.
